Mandaat- en volmachtregeling Epe 2026

Burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Epe, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van (datum), zaaknummer 1419261;

overwegende dat

het ambtelijk en bestuurlijk in mandaat verrichten van bevoegdheden van burgemeester en wethouders en de burgemeester, voortvloeit uit de organisatiefilosofie - het Sturingsconcept gemeente Epe 2024, - om taken en verantwoordelijkheden laag in de organisatie neer te leggen;

het ambtelijk en bestuurlijk in mandaat verrichten van bevoegdheden als effect heeft dat er slagvaardiger kan worden gehandeld en dat dit tevens een ontlasting van het bestuur met zich meebrengt;

het gewenst is voor het mandateren van bevoegdheden een voor de gehele gemeentelijke organisatie geldende regeling te hanteren;

het wenselijk is dat deze regeling actueel blijft en ook afzonderlijk verleende mandaten en/of volmachten in deze Mandaat- en volmachtregeling te verwerken;

dat het wenselijk is om bevoegdheden te verduidelijken en nieuwe bevoegdheden op te nemen;

met de invoering van HR21 gewerkt wordt met andere functieaanduidingen en het wenselijk is de Mandaat- en volmachtregeling hierop aan te passen;

er daarom behoefte is de op 16 juli 2024 vastgestelde Mandaat- en volmachtregeling 2024 van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester en de daarop gebaseerde bevoegdhedenlijsten Algemeen en Organisatiebrede bevoegdheden en de Bevoegdhedenlijst per team specifiek te herzien en te actualiseren;

gelet op de artikelen 59a, 160 en 171 van de Gemeentewet, hetgeen overigens in de Gemeentewet is bepaald en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten vast te stellen:

‘Mandaat- en volmachtregeling Epe 2026’

Artikel

1

Mandaatverlening

1

Er zijn bij dit besluit horende en daarvan deel uitmakende lijsten met nader omschreven bevoegdheden (de zogenoemde bevoegdhedenlijsten) die aan daar genoemde bestuurder of functionaris zijn toegekend onder de daar genoemde voorwaarden en/ of beperkingen.

2

Functies kunnen bekleed worden door functionarissen die in diens zijn van de gemeente Epe (middels een arbeidsovereenkomst) en personen die op basis van een andere overeenkomst werkzaamheden verrichten voor de gemeente.

3

Er wordt onderscheid gemaakt tussen bestuurlijk mandaat en ambtelijk mandaat.

4

Bestuurlijk mandaat wordt gegeven aan de wethouder als portefeuillehouder, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst die onder zijn inhoudelijke portefeuille vallen.

5

Ambtelijk (onder)mandaat wordt ingevolge de hierna genoemde hiërarchische lijn gegeven: van Burgemeester en Wethouders resp. Burgemeester naar gemeentesecretaris/algemeen directeur, van gemeentesecretaris/algemeen directeur naar concernmanager, van concernmanager naar teamleider, van teamleider naar een andere functionaris, ieder voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst.

6

In de krachtens mandaatverlening genomen besluiten wordt tot uitdrukking gebracht dat zij namens het college van burgemeester en wethouders resp. de burgemeester zijn genomen.

Artikel

2

Gewijzigde wet- en regelgeving

Ingeval van wijziging van wet- en regelgeving waarop een gemandateerde bevoegdheid berust, blijft de bevoegdheid gemandateerd en wordt het mandaat geacht te zijn verleend op grond van de corresponderende bepalingen in de gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel

3

Bestuurlijk mandaat

Ten aanzien van het bestuurlijk mandaat geldt het volgende:

1. De in de lijst genoemde bestuurders zijn primair bevoegd;

2. Met bestuurders worden bedoeld de wethouder, als portefeuillehouder, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd in de lijst die onder zijn inhoudelijke portefeuille vallen;

3. Bij afwezigheid van de in de lijst genoemde bestuurder, is de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen vervanger bevoegd de in de lijst genoemde bevoegdheden in mandaat uit te oefenen;

4. Het mandaat van bestuurders omvat zowel de beslissing als de ondertekening.

Artikel

4

Ambtelijk mandaat

Ten aanzien van het ambtelijk mandaat geldt het volgende:

1. De in de lijst genoemde functionarissen zijn primair bevoegd;

2. De in lid 3 genoemde hiërarchisch hogere functionaris blijft bevoegd de via hem/haar in ondermandaat gegeven bevoegdheid uit te oefenen;

3. Met de hiërarchisch hogere functionaris wordt bedoeld:

   • de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

   • de concernmanager, voor zover de bevoegdheden vallen onder diens opgave;

   • de teamleider, voor zover de bevoegdheden zijn genoemd onder diens team;

   • Bij afwezigheid van de functionarissen genoemd onder a, b en c geldt het volgende:

     • in plaats van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, is een bij afzonderlijk besluit aangewezen plaatsvervanger bevoegd;

     • de managers kunnen elkaar onderling vervangen en kunnen, gelet op lid 2, de teamleiders vervangen;

     • de teamleiders kunnen elkaar onderling vervangen.;

4. Het mandaat van functionarissen omvat zowel de beslissing als de ondertekening, tenzij in de bij dit besluit behorende lijsten anders is aangegeven.

Artikel

5

Volmacht

1

Gevolmachtigden zijn bevoegd de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen voor rechtshandelingen in het kader van het verwerven, beheren, bezwaren en vervreemden van gemeentelijke eigendommen.

2

Gevolmachtigden zijn bevoegd de gemeente buiten rechte te vertegenwoordigen voor rechtshandelingen in het kader van de beleidsuitvoering en ter uitvoering van besluiten op de tot hun competentie behorende terreinen.

3

De gevolmachtigde kan zijn volmacht schriftelijk verlenen aan een andere met name genoemde functionaris voor bepaalde rechtshandelingen die buiten het gemeentehuis worden verricht.

4

Bij afwezigheid van de in de lijst genoemde functionaris, is een bij besluit aangewezen plaatsvervanger bevoegd.

Artikel

6

Machtiging

1

Machtiging tot het verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden, komt toe aan elke functionaris in dienst van de gemeente Epe of medewerker die tijdelijk werkzaam is bij de gemeente Epe, voor zover die binnen de normale uitvoering van zijn/haar functie passen.

2

Correspondentie over handelingen als bedoeld in het eerste lid, mag door de behandelend functionaris worden ondertekend.

Artikel

7

Vertegenwoordigingsbesluit

Machtiging tot vertegenwoordiging in rechte wordt in een afzonderlijk besluit vastgelegd.

Artikel

8

Controle en verantwoording

1

De gemandateerden stellen het college van burgemeester en wethouders resp. de burgemeester, dan wel de betrokken portefeuillehouders, in kennis van krachtens (onder)mandaat genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door het college, burgemeester of de betrokken portefeuillehouders van belang is.

2

De betrokken portefeuillehouders kunnen zich door de gemandateerden laten informeren over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten.

3

De ge(vol)machtigden stellen de burgemeester in kennis van krachtens de verleende (onder)volmacht of machtiging verrichte handelingen waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door de burgemeester van belang is.

4

De burgemeester kan zich door de ge(vol)machtigden laten informeren over de op grond van de verleende (onder)volmacht of machtiging verrichte handelingen.

Artikel

9

Intrekking oude regeling

De bij besluit van 16 juli 2024 vastgestelde Mandaat- en volmachtregeling 2024 van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester wordt ingetrokken.

Artikel

10

Inwerkingtreding en citeertitel

1

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag nadat deze is bekendgemaakt.

2

Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaat- en volmachtregeling Epe 2026.

Epe, 30 juni 2026

Burgemeester en wethouders van Epe,

Burgemeester,

dhr. dr. T.C.M. Horn

secretaris,

dhr. mr. F.E. Contant

Burgemeester van Epe,

dhr. dr. T.C.M. Horn

Bijlagen behorende bij dit besluit:

1. Bevoegdhedenlijst Algemeen en Organisatiebrede bevoegdheden en Bevoegdhedenlijst per Team specifiek

2. Toelichting.

Bijlage

1:

Bevoegdhedenlijst Algemeen en Organisatiebrede bevoegdheden en Bevoegdhedenlijst per Team specifiek

A: Attributie = een wetgever schept een (nieuwe) bestuursbevoegdheid en kent die toe aan een bestuursorgaan.

D: Delegatie = geldt alleen voor besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Delegatie is het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander, die deze onder eigen verantwoordelijkheid als eigen bevoegdheid uitoefent. Een kenmerk is dat het orgaan dat de bevoegdheid heeft gekregen ook de verantwoordelijkheid heeft gekregen en optreedt op eigen naam en gezag. Delegatie mag niet aan ondergeschikten/ambtenaren. Voor delegatie is een wettelijke grondslag nodig. (Zie Afdeling 10.1.2 Awb.)

M: Mandaat = geldt alleen voor besluiten in de zin van de Awb. Bij mandaat laat een bestuursorgaan (bv. B&W) zijn bevoegdheid om besluiten te nemen uitoefenen door een ander (bv. een ambtenaar). Een belangrijk kenmerk bij mandaat is dat de verantwoordelijkheid geheel bij het bestuursorgaan blijft. Naar buiten toe moet aangegeven worden namens welk bestuursorgaan het besluit wordt genomen. Mandaat mag aan ondergeschikten en aan niet-ondergeschikten. (Zie Afdeling 10.1.1 Awb.)

V: Volmacht = is de bevoegdheid om in naam van de volmachtgever privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

MC: Machtiging = geldt voor alle overige handelingen.

Artikel 6 van de Mandaat- en volmachtregeling bepaalt dat machtiging tot het verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden, toe komt aan elke functionaris in dienst van de gemeente Epe, voor zover die binnen de normale uitvoering van zijn/haar functie passen.

Bijlage

2:

Toelichting Mandaat- en volmachtregeling Epe 2026

Inleiding

Integraal management is in Epe al een flink aantal jaren de grondslag voor de organisatie. Integraal management betekent: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo veel mogelijk op- en overdragen aan hen die voor de producten van de gemeente in juridische zin verantwoordelijk zijn en de managers integraal verantwoordelijkheid laten dragen voor die producten en de daarvoor benodigde middelen. Die uitgangspunten gelden nog steeds.

Wettelijk kader

Het wettelijk kader is de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht (Titel 10.1), het Sturingsconcept gemeente Epe 2024, en enig ander wettelijk voorschrift van Rijk, provincie of gemeente.

Mandaat, machtiging en volmacht

Bij mandaat, machtiging en volmacht gaat het om het verrichten van handelingen namens het college van Burgemeester en Wethouders of de burgemeester. Het verschil tussen de drie vormen van vertegenwoordiging is het soort handeling dat wordt verricht.

Mandaat geldt voor besluiten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.

Onder mandaat wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (art. 10:1 Awb).

Ingevolge artikel 10:3, tweede lid Awb zijn de volgende beslissingsbevoegdheden uitgesloten van mandaat:

• het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

• het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

• tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

Artikel 10:3, derde lid Awb bepaalt dat mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift niet wordt verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

Volmacht geldt voor privaatrechtelijke rechtshandelingen.

Machtigingen gelden voor alle overige handelingen.

Gelaagdheid in de mandatering

In de mandaatbesluiten wordt uitgegaan van de volgende gelaagdheid in de mandatering:

• van het college van Burgemeester en Wethouders, respectievelijk de Burgemeester naar portefeuillehouders;

• van Burgemeester en Wethouders respectievelijk de Burgemeester naar de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

• van gemeentesecretaris/algemeen directeur naar concernmanager;

• van concernmanager naar teamleider;

• van teamleider naar andere functionaris.

Naast het ambtelijk mandaat kennen we in onze organisatie ook het bestuurlijk mandaat (artikel 1 en 3). Het college mandateert dan bevoegdheden aan een portefeuillehouder. Deze mogelijkheid beoogt de afdoening van stukken op bestuurlijk niveau te versnellen.

Plaatsvervangers

Het mandaat wordt verleend aan functies en functionarissen en niet aan met name genoemde personen. Bij afwezigheid treden aangewezen plaatsvervangers van rechtswege in de bevoegdheid van deze functionaris. De vervanging van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is bij afzonderlijk besluit geregeld. De vervanging van managers en teamleiders volgt uit het mandaatbesluit.

Managers kunnen elkaar onderling vervangen en kunnen ook teamleiders vervangen. Teamleiders kunnen elkaar eveneens onderling vervangen. Voor vervanging in de rest van de organisatie geldt de algemene regel dat de naast hogere, functioneel leidinggevende treedt in de bevoegdheden van een gemandateerde functionaris. Deze algemene vervangingsregeling geldt niet indien in de functieomschrijving hierop een uitzondering is gemaakt.

De hier beschreven vervangingsregeling heeft geen invloed c.q. betrekking op de vervangingsregeling zoals deze in rechtspositionele zin geldt.

Beslissings- en ondertekeningsmandaat

Onderscheid wordt gemaakt tussen beslissings- en ondertekeningsmandaat.

Beslissingsmandaat:

Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit genomen is. In de Memorie van Toelichting is opgenomen dat ook naar buiten toe duidelijk moet zijn dat de gemandateerde de bevoegdheid uitoefent onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. Wanneer sprake is van ondermandaat dient bij het besluit in ieder geval de oorspronkelijke mandaatgever te worden vermeld. In dat geval blijkt uit de ondertekening namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Het aantal functies in de organisatie is beperkt. Dat betekent dat meerdere medewerkers dezelfde functie kunnen hebben. Voor de functienamen is niet de normfunctie (HR21), maar de bij de functie behorende populaire functienaam in de regeling opgenomen. Hiermee is ook overeenstemming met de in het zaaksysteem gebruikte functienamen voor het aanmaken van documenten. In die gevallen waarin een medewerker ook is benoemd in een speciale functie, waardoor een afwijkende ondertekening nodig is, wordt dit vermeld bij de opmerkingen.

De datum van het besluit wordt beschouwd als de datum waarop het besluit is genomen.

Ondertekeningsmandaat:

In artikel 10:11, eerste lid Awb is opgenomen dat een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat in dat geval uit het besluit moet blijken, dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen.

In de Memorie van Toelichting bij dit artikel staat dat als algemeen uitgangspunt behoort te gelden dat degene die een besluit neemt het besluit ook ondertekent; afdoening en ondertekening dienen hand in hand te gaan. Desalniettemin kan het onder omstandigheden gewenst zijn dat de ondertekening door een ander geschiedt dan door degene die het besluit genomen heeft. Ondertekeningsmandaat is dan ook in beginsel mogelijk. Naar buiten dient kenbaar te worden gemaakt, dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen, zodat geen verwarring met mandaat mogelijk is.

Dat kan door deze formulering in het besluit op te nemen:

“Overeenkomstig het door het college van burgemeester en wethouders (de Burgemeester) genomen besluit”.

Digitale (besluit)voorbereiding / 4-ogen principe

Besluitvorming vindt in veel gevallen plaats binnen het digitale Zaaksysteem. In dit systeem wordt een werkproces doorlopen dat leidt tot een digitaal tot stand gekomen besluit.

Uit het Zaaksysteem of het gevolgde werkproces moet voldoende blijken dat afstemming is geweest met een andere medewerker (4 ogen-principe) over de besluitvorming.

Teruggeven van mandaat

De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (artikel 10:6 Awb).

De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:7 Awb).

Anders dan bij delegatie zijn bij mandaat aanwijzingen denkbaar die een volledig intern karakter hebben.

Indien de aanwijzingen een vaste gedragslijn bevatten en zij ook overigens aan de criteria van artikel 1:3, vierde lid, Awb voldoen, dienen zij te worden beschouwd als beleidsregels, en worden daaraan de rechtsgevolgen van Titel 4.4 verbonden (Memorie van Toelichting bij artikel 10:6 Awb).

Uit jurisprudentie is inmiddels duidelijk geworden dat het in strijd met de rechtszekerheid wordt geacht indien het in een mandaatregeling aan de gemandateerde wordt overgelaten te beoordelen of een zaak bestuurlijke gevoelig ligt. De formulering van de tekst wordt daarom aangepast en de omstandigheden op grond waarvan de gemandateerde kan besluiten geen gebruik van zijn mandaat te maken, worden hieronder duidelijker omschreven.

De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten tenzij:

• het te nemen besluit valt buiten het taakgebied van de gemandateerde;

• advies nodig is van een ander organisatieonderdeel of een derde en het advies en het eigen standpunt niet op elkaar aansluiten respectievelijk niet tot dezelfde conclusie leiden;

• uit overleg met de portefeuillehouder blijkt dat de portefeuillehouder het voorstel aan het ter zake bevoegd bestuursorgaan wil voorleggen;

• het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, richtlijnen, voorschriften en dergelijke;

• het besluit overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden;

• de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen.

Indien zich één of meer van boven beschreven situaties voordoet, dan besluit het ter zake bevoegd bestuursorgaan zelf.

Beheer van de bevoegdhedenbesluiten en -lijsten (register)

Het beheer van het mandaat- en volmachtregeling, berust bij team Communicatie, Juridische Zaken en Veilig, onderdeel Juridische Zaken. Voor het beheer van het register is Juridische zaken afhankelijk van een deugdelijke en tijdige informatievoorziening van wijzigingen/aanvullingen.

Wijzigingen en aanvullingen in mandaatlijsten

Onderscheid wordt gemaakt in wijzigingen in functiebenamingen en andere wijzigingen.

Wijzigingen in functiebenamingen kunnen ambtshalve plaats vinden. De verantwoordelijkheid voor het doorgeven van deze wijzigingen aan Juridische Zaken, berust bij de teamleiders.

Voor andere wijzigingen in de ambtelijke mandaatlijsten is een schriftelijk besluit van de mandaatgever nodig. Omdat er sprake is van een gelaagdheid in de mandatering kan het aan functionarissen verleende mandaat worden gewijzigd door een hiërarchisch hogere functionaris. De mandaatgever kan het mandaat immers te allen tijde intrekken (artikel 10:8 Awb). De verantwoordelijkheid voor het doorgeven van deze wijzigingen aan Juridische Zaken berust bij de mandaatgever.

Bekendmaking

De mandaatbesluiten treden eerst in werking als ze zijn bekendgemaakt overeenkomstig Afdeling 3:6 Awb. Het moment van inwerkingtreding is bepaald op de dag na bekendmaking van het besluit.

Veel van de besluiten die onder mandaat worden genomen hebben externe werking en moeten daarom ook extern bekend gemaakt worden. De mandaatbesluiten met uitsluitend interne werking moeten intern bekend gemaakt worden. Na vaststelling door het college van Burgemeester en Wethouders cq. burgemeester worden deze besluiten intern bekendgemaakt.

Bevoegdhedenlijsten

Algemeen en Organisatiebrede bevoegdheden

In de lijst wordt tot uitdrukking gebracht dat het bestuur de verantwoordelijkheid voor het functioneren van het ambtelijk apparaat aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur in mandaat heeft gegeven. In artikel 4, derde lid, van de mandaat- en volmachtregeling Epe 2026 wordt de hiërarchische lijn van het ambtelijk mandaat verder vastgelegd.

Verder zijn alle bevoegdheden vermeld die van toepassing zijn en organisatiebreed gelden.

per Team specifiek

In de lijsten per team specifiek worden de bevoegdheden vermeld die de teamleider in ondermandaat heeft gekregen en verder kan doormandateren aan functies in het team, voor zover deze bevoegdheden behoren bij de uitoefening van die functies.